Es gehört ja eigentlich zum guten Ton, dass man vor dem Urlaub nicht nur die Anrufe auf einen Kollegen umleitet oder zumindest die Abwesenheit auf dem Anrufbeantworter ankündigt sondern auch einen Auto-Responder (automatische Abwesenheitsinformation) für E-Mails einrichtet. Immerhin möchte man seinen Kunden ja mitteilen, dass die E-Mails nicht wie gewohnt sofort beantwortet werden. Warum ich auf einen Auto-Responder verzichte und warum du dir auch überlegen solltest dies künftig zu tun erkläre ich dir hier:

1. Der Auto-Responder hilft nicht weiter

Nicht eilige Angelegenheiten bleiben eben ein paar Tage liegen, ein Hinweis auf der Firmenseite sollte deinen Kunden natürlich Klarheit verschaffen weshalb die Antwort länger dauert. Bei laufenden Projekten ist eine kurze persönliche Info-Mail sowieso ratsam. Bei dringenden Angelegenheiten hilft dagegen ein Auto-Responder deinem Kunden auch nicht weiter. Im Idealfall bearbeitet aber einer deiner Kollegen deine E-Mails in deiner Abwesenheit oder sendet zumindest manuell die Abwesenheitsnachrichten heraus. Ein menschlicher Antworter hat zudem die Möglichkeit die Dringlichkeit der E-Mails zu bewerten und kann ganz zur Not die nervige aber notwendige Entscheidung treffen und dich im Urlaub stören.

2. Auto-Responder sind Spammer-Glück 1

Manche Spam-Mails dienen nur dazu eine Reaktion zu provozieren. Da steht dann mal soll doch „Unsubscribe“ antworten um sich vom Newsletter den man nie bestellt hat abzumelden. Reagiert man auf diese Mails – und wenn es per Auto-Responder ist – freut ich der Spammer denn er hat deine Adresse als „genutzt“ validiert und sie somit im Wert gesteigert. Mehr Spam ist die Folge.

3. Auto-Responder sind Spammer-Glück 2

Ein Großteil der Spam-Mails wird mit gefälschtem Absender verschickt. Das heißt nicht, dass die angegebene E-Mail-Adresse nicht existiert, sie gehört jemandem, nur nicht dem Spammer. Im besten Fall erkennt dies der eigene Mail-Server und lehnt die E-Mail ab bevor der Auto-Responder greift. Im schlechtesten Fall erhält die Person dessen E-Mail-Adresse missbraucht wird eine Tonne an Auto-Responder-Mails.

4. Auto-Responder können Ping Pong spielen

Dieses Problem tritt mit guten Auto-Respondern zum Glück nicht auf, kann aber trotzdem nervig sein: Dein Kunde schreibt dir eine E-Mail bevor er in den Urlaub geht, dein Auto-Responder beantwortet diese worauf dessen Auto-Responder die Nachricht deines Auto-Responders beantwortet. Bei zwei schlecht eingestellten System summieren sich dann unzählige E-Mails auf. Auch sonst können schlecht eingestellte Auto-Responder nerven: Wenn dein Kunde zwar weiß, dass er dich nicht erreicht, dir aber trotzdem Material und Informationen schicken möchte und auf jede E-Mail automatisch eine Antwort erhält ist er bestimmt nicht erfreut darüber.

Fazit

Eigentlich ist es normal, dass E-Mails nicht sofort beantwortet werden. Aus diesem Grund schreibt man ja eine E-Mail und ruft nicht an. Kunden von laufenden Projekten kann und sollte man die geplante Abwesenheit sowieso bereits frühzeitig ankündigen und eine Notiz auf der Firmenseite und evtl. den Social Media Kanälen reicht eigentlich aus. Den Rest können dann die Kollegen übernehmen oder, wenn keine Kollegen vorhanden sind, wirst du auch sicher im Urlaub alle zwei, drei Tage deine E-Mails abrufen und kannst zur Not mit einem Zweizeiler selbst antworten.